Suisse: Accueil

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Réception des nouveaux

Canal d'arrivée Action
Boîte aux lettres accueil@theshifters.ch

Accès: https://webmail.gandi.net/
Mot de passe: communiqué séparément.
Si inscription par le biais du formulaire suisse, ajouter dans le registre des membres dans Odoo.
Si demande de parrainage, activer l'étiquette "Demande de parrainage" et/ou renvoyer au référent cantonal approprié (énumérés dans le tableau Missions de Groupe Shifters Suisse).

Si radiation, effacer la personne du fichier des membres et envoyer #Message de radiation.

Si demande d'inscription, envoyer #Message email.

Si autre demande, traiter ou rediriger en conséquence. Notez que la personne n'est peut-être pas inscrite à l'association française non plus.
Catégorie Présentations sur le forum, filtrée pour la Suisse Répondre à la présentation avec #Message forum.
Chat (ex: WhatsApp, Signal) Envoyer un #Message chat.
Formulaire de l'association française Jeffrey suit cette procédure manuelle:
  • Tous les mois environ, demander à groupeslocaux@theshifters.org un extrait des nouveaux membres.
  • Vérifier que le nouveau membre n'est pas dans Odoo, sinon stop: il ou elle est déjà inscrit(e) par un autre canal.
  • Envoyer du compte accueil@theshifters.ch l'email #Message formulaire français.
  • Chaque semaine, lire la boîte accueil@theshifters.ch et copier les nouveaux dans le registre suisse.
  • Si demande de parrain, envoyer un message au référent cantonal correspondant par email ou Signal selon sa préférence.
Email personnel On peut s'inspirer de #Message email pour répondre.

Penser à mettre à jour le message d'entête de la catégorie suisse sur le forum quand c'est nécessaire.

Voici à présent des modèles de messages.

Question pour les messages: donner le lien Signal plus tard, par exemple seulement après l'inscription au formulaire suisse ou la prise de contact d'un référent?

Message formulaire français

Sujet: Shifters: Inscription au groupe local suisse

Bonjour Prénom,

Bienvenue parmi les Shifters!

Tu as indiqué dans ton formulaire d'inscription aux Shifters que tu vis dans ou près de la Suisse. Si tu souhaites partager et contribuer au groupe local Suisse et donner une impulsion à un Shift helvétique, rejoins-nous!

  • Tu peux nous trouver sur le forum dans la Catégorie Groupe locaux > Suisse. Si tu ne t'es pas encore présenté(e) dans la Catégorie Présentations, penses-y et active l'étiquette "suisse".
  • Tu peux rejoindre sans engagement notre groupe Signal. Là aussi tu peux te présenter en arrivant, ou donner un lien sur ta présentation dans le forum.

Par conformité au RGPD, sans inscription de ta part, nous ne t'enverrons pas d'autre message que celui-ci.

Alors... a très bientôt?

Le comité d'accueil

Message forum

Ce message est dans le format d'un message sur le forum (markdown). A peaufiner!

Bienvenue Prénom!

Pour en savoir plus sur le groupe local Suisse, va voir http://www.theshifters.ch et en particulier [Nouveaux arrivants](https://wiki.theshifters.org/index.php?title=Groupe_Shifters_Suisse#Nouveaux_arrivants) pour les contacts (newsletter, forum, Signal, etc) et [Missions en cours](https://wiki.theshifters.org/index.php?title=Groupe_Shifters_Suisse#Missions_en_cours) pour ce que nous avons en route.

Message chat

Exemples à travailler:

  • Si vous êtes arrivés par la petite porte dans cette conversation, allez voir "Nouveaux arrivants" sur http://www.theshifters.ch.

Message email

Bonjour Prénom,

Merci pour ton intérêt.

En résumé, pour rejoindre les Shifters et les Shifters Suisse, par étapes:

  • Formulaire d'inscription à remplir ici.
  • Tu reçois ensuite un email confirmant ton nom d'utilisateur et mot de passe.
  • Ce nom d'utilisateur et mot de passe te permet d’accéder au forum de discussion général des Shifters ici (discussion classée par sujet) et il y a un sous-groupe pour les shifters Suisses ici.
  • Pour t'inscrire au groupe local Suisse et recevoir nos newsletters et autres communications helvétiques, il y a un autre formulaire ici.

Tu peux également rejoindre notre groupe Signal (présente-toi en arrivant, c'est plus sympa).

Message de radiation

Bonjour,

Je confirme ta radiation du registre des membres du groupe local suisse des Shifters.

Si cette radiation est une erreur, il faut se réinscrire. Les données sont vraiment effacées!

Bonne suite,

Le comité d'accueil

Rôle des référents cantonaux

L'idée de base:

  • Envoyer un email ou message de bienvenue.
  • Choses à dire: invitation aux événements à venir, activité sur le forum, missions en cours, etc.
  • Peut proposer une rencontre en ligne ou au téléphone ou une en présentiel est prévue dans pas longtemps dans la même région. Ça paraît bête mais c'est fort apprécié par les nouveaux ne savent pas où donner de la tête, et veulent souvent participer mais ne savent pas comment.
  • Suggestion de PaKo à creuser: Peut envoyer un message de bienvenue sur un des système de chat, par exemple "La bienvenue à <prénom> <nom> · <numéro ou identifiant> vivant à <ville> et <métier> [à <autre-ville>]". Le problème est que ça n'aide pas le nouveau à se connecter, et nous ne connaissons pas ces informations a priori (le formulaire ne les collecte pas).

L'avenir du formulaire français

Le formulaire français qui nous renvoyait les nouveaux jusqu'en juin 2020 et s'est arrêté à cause de GDPR.

  • A court terme (fin 2020), Jeffrey et Thibault peuvent demander occasionnellement la liste des nouveaux sur le formulaire français. Il y a plusieurs conditions à l'utilisation de ces listes:
    • Ne pas intégrer les membres directement dans le groupe (mailing ou autre outil). Il faut les contacter pour leur proposer une intégration (appel) et s'assurer que ceux-ci acceptent de faire partie du groupe (GDPR).
    • Bien retirer les personnes qui ne veulent plus faire partie du groupe.
    • Le fichier membre des régions doit avoir un minimum de personnes ayant accès à ce fichier. Merci d'indiquer aux coordinateurs des GLs les personnes concernées.
  • A moyen terme, le formulaire français aura une option pour qu'un nouveau membre désigne les groupes locaux par lesquels il ou elle accepte de se faire contacter (nécessaire GDPR).
  • A long terme, l'association française travaille sur une base de données que le comité d'accueil pourra consulter avec les droits adéquats.

Informations collectées par le formulaire français

Ceci n'est qu'une partie et à titre informatif:

  • Nom, prénom, email.
  • Homme/Femme.
  • Langues autres que français.
  • Ville, canton.
  • Cursus: ingénieur, Agronomie/Biologie, Architecture/Urbanisme, Ecole de Commerce, Economie/Finance, Science Po/Affaires Publiques, Droit, Communication, Autre.
  • Ecole/Université.
  • Poste & entreprise le plus récent.