Utilisateur:Gregoire.Carpentier/TTS/Private/Organisation du domaine TTS

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Avant tout chose...

Avant de lire cette page qui décrit en détail l'organisation du domaine Teach The Shift, assure-toi d'avoir consulté la page publique du domaine, ainsi que la page interne dédiée au Shifters.

TTS en bref

Le domaine Teach The Shift s’articule autour des trois activités permanentes : l’organisation des conférences, la formation continue de conférenciers et l’élaboration et la maintenance des contenus.

TTS organisation.png

Chaque activité est confiée à une cellule homonyme constituée d'un petit groupe de Shifters.

En marge des ses activités permanentes, des équipes projet peuvent être mobilisées sur des sujets éphémères (comme par exemple la contribution au futur Site Web des Shifters ou la migration vers NextCloud).

Organisation des conférences

Missions

  • Organiser les conférences, de la demande jusqu’à la collecte de feedback, en passant par l’appui logistique.
  • Assurer le reporting sur les conférences données et à venir.
  • Collecter les feedbacks terrain de manière standard et unifiée.
  • Veiller à ce que les groupes locaux proposent les contenus standard TTS et suivent les processus standard d’organisation et reporting.
  • (Dans le futur) Démarchage commercial, en relation avec l’Institut du Shift.

Contact

Outils

  • Tableau de suivi des conférences données et à venir.
  • Formulaire de feedback et base de données de feedback.

Livrables

  • Reporting régulier sur les conférences passées et à venir.

Interactions avec les autres acteurs du domaine

  • Échange avec le référent TTS des groupes locaux pour s’assurer du bon suivi des processus d’organisation et de reporting des conférences.
  • Accède en lecture seule au registre des conférenciers
  • Consomme les flyers / syllabus de conférence (produits par le cellule Contenus) à des fins de démarchage.


Coordination des conférenciers

Missions

  • Définir les parcours de formation des conférenciers TTS
  • Recruter les nouveaux conférenciers TTS et assurer leur formation initiale.
  • Veiller à ce que les groupes locaux suivent les processus standard de formation et de reporting.
  • (Dans le futur) Animation de la communauté de conférenciers (formation continue).

Contact

Outils

  • Registre de suivi des conférenciers.
  • Accès aux conférences internes de Shifters pour galop d’essai des futurs conférenciers. Ces conférences sont organisées par le domaine FOIN (Formation Interne)

Livrables

  • Charte du conférencier
  • Kit de l’aspirant conférencier
  • Check-list préparateur
  • (En expérimentation) Coaching prise de parole en public (disponibilité mai 2021)

Interactions avec les autres acteurs du domaine

  • Échange avec le référent TTS des groupes locaux pour s’assurer du bon suivi des processus de formation des conférenciers (et reporting associé).
  • Échange avec la communauté des préparateurs pour planifier les sessions de formation.
  • Échange avec le domaine FOIN (Formation Interne) pour planifier les conférences internes qui servent d’étape finale au parcours des conférenciers.


Gestion des contenus

Missions

  • Missions de contrôle et de décision :
    • Veiller à la cohérence de nos contenus et à leur adéquation à l'esprit TTS.
    • Arbitrer les éventuels choix éditoriaux sujets à conflit.
    • Décider du lancement de nouveaux contenus.
  • Mission de production :
    • Produire et assurer la disponibilité de tous les livrables de conférence (voir ci-dessous).
    • Organiser des remontées terrain auprès des conférenciers et préparateurs pour faire évoluer les contenus.
    • Maintenir les contenus existants (mise à jour de fond, refonte graphique, traduction) et présenter les nouvelles versions (historique des changements à la communauté TTS).

Contact

Livrables

  • A destination des conférenciers : Supports de conférence (fond et forme), wording, historiques de changements, conducteurs de conférences.
  • A destination de la cellule conférence : Flyers et syllabus, tels qu'on les retrouve sur la page publique de Teach The Shift.
  • A destination des aspirants et préparateurs : Conducteurs de conférences et grilles d’évaluation des aspirants conférenciers.

Interactions avec les autres acteurs du domaine

  • A l'écoute les remontées terrain des conférenciers et préparateurs pour faire évoluer les contenus. Pour faire une demande de modification d'une conférence, il faut remplir le formulaire suivant.

Interaction avec les groupes locaux

Les groupes locaux ont un rôle fondamental à jouer dans la diffusion à grande échelle de l'offre TTS. Ils doivent pouvoir organiser des conférences et former leurs conférenciers avec un maximum d'autonomie. La coordination avec le domaine est assurée au sein de chaque groupe local par un 'Référent TTS, garant des processus de formation, d'organisation et de reporting mis en place au niveau central.

Gouvernance

Comité de pilotage

Le comité de pilotage (COPIL) est une instance opérationnelle de suivi et de décision, à laquelle participent des membres "volants" des trois cellules, mais aussi des membres "permanents".

Le COPIL se tient tous les mois. A l’inverse des membres permanents qui portent un regard sur l’ensemble de l’activité du domaine, les membres volants ne sont pas tous tenus d’assister à chaque comité mensuel. La seule contrainte est que les trois cellules doivent être représentées.

Comité éditorial

Le comité éditorial est une instance de suivi de l'élaboration des contenus. Son rôle est de garantir l'adéquation permanente des contenus avec l'esprit TTS.

Processus de décision

Les décisions sont prises à la majorité au sein de chaque entité. En cas de conflit ou d’égalité, le COPIL décide. En cas de conflit ou d’égalité au sein de ce dernier, le CA des Shifters décide.